Cela vous est ainsi probablement arrivé de devoir prendre un client important au téléphone au moment où vous devez sauter dans le train pour rejoindre votre famille en vacances !
Des activités variées se bousculent ainsi dans l’agenda sans pouvoir se comparer. On perd alors vite le contrôle de ses priorités, priorités qui se mangent les unes les autres.
Quelques exemples vécus de conflits montrent vite l’intérêt de répartir :
- personnel / professionnel
- siège / antennes
- travail personnel / fonctionnement de l’équipe…
D’où l’utilité de distinguer ses domaines d’activités pour examiner ses priorités sujet par sujet avec le map de base des priorités, puis juxtaposer ces maps.
Priorités aux vraies priorités
Fondamentalement, on a toujours une vraie priorité, mais souvent enfouie, car les contraintes de tous ordres brouillent le cerveau. Ainsi, pour la plupart des gens, le travail a d’abord pour but de gagner sa vie et reste un moyen. La vie personnelle concentre donc souvent les vraies priorités. Mais les obligations professionnelles, plus ou moins explicites, peuvent prendre le dessus par grignotage.
De même le quotidien use facilement la perception des objectifs lointains mais importants. On perd de vue les facteurs déterminants pour répondre aux sollicitations secondaires. Dans cette perte de contrôle, l’entourage joue parfois un rôle négatif, surtout lorsqu’on n’a personne pour évoquer ses vrais buts et que la pression du groupe se fait aveugle ou intéressée. Le regard à porter sur l’équipe est un vaste sujet et la manière de trouver sa place sans agressivité un exercice utile.
Favorisant le recul personnel, les maps permettent d’évaluer les choses à faire, ce qui oblige à prendre conscience de ses propres critères d’évaluation. Cet apprentissage est déterminant, car il donne l’habitude de fixer son esprit sur le critère de choix avant de considérer la tâche elle-même. C’est cela gérer ses priorités.
Hiérarchiser ses priorités
Pour gérer ses priorités, les critères de classement sont multiples et dépendent des circonstances comme le montre la présentation de la célèbre matrice d’Eisenhower. Pour le maréchal puis président des Etats-Unis, la question se résumait à déterminer ce qu’il devait déléguer et ce qu’il devait faire lui-même. Plus indirectement il s’agissait de la discipline qu’il devait s’imposer pour ne pas être dévoré par sa fonction de représentation formelle.
Pour des personnes moins importantes, vous et moi (et bien d’autres !), la question est souvent plus subtile, car il faut produire soi-même, tout en tenant compte des autres, mais précisément sans laisser le pilotage à d’autres.
Le map qui intègre le temps à consacrer à chaque tâche est alors bienvenu. Cette approche conduit à privilégier les moyens de réduire les efforts au strict nécessaire. C’est très pédagogique et peut même devenir amusant. On devient expert en maniement de la loi des 80/20.
Travailler son agenda
Passer de la « to-do-list » à gérer ses priorités constitue le vrai challenge. La prise en compte des priorités se fait en deux temps. Au départ, il s’agit de voir ce qui est important et ce qui est accessoire. Reste ensuite à donner de l’importance à l’important et à se dégager de l’accessoire, sans le négliger. Mal ou insuffisamment traité, l’accessoire déborde vite et prend de l’importance, par sa capacité à nuire.
Le volet « tâches quotidiennes » de ThinkMapping est d’une grande utilité pour optimiser les tâches et ainsi maîtriser son agenda qualitativement et quantitativement. Plus efficace et mieux profilé, le travail s’allège et élargit les marges de manœuvre. Ces gains d’autonomie généreront à leur tour des gains de temps.
Avec le recul que donne le map « Priorités multiples » l’agenda prend un relief différent. Il cesse d’être une succession de moments subis pour devenir un ensemble cohérent de mécanismes qui se renforcent mutuellement pour atteindre les objectifs. Tout se met à travailler, on se démultiplie.
